1. Rekisterin pitäjä

Maitoyrittäjät ry
Uusikyläntie 171, 68410 Alaveteli
info@maitoyrittajat.fi

2. Rekisteristä vastaava yhdyshenkilö

Projektikoordinaattori Sanna Tarkiainen
sanna.tarkiainen@maitoyrittajat.fi
p. 040 0524758

3. Rekisterin nimi

Maitoyrittäjät ry:n jäsentietorekisteri

4. Miksi ja keiden tietoja käsittelemme?

Käsittelemme Maitoyrittäjät ry:n maatilajäsenten ja kannattajajäsenyritysten tietoja. Yhdistyslain § 11 mukaan yhdistys on velvollinen pitämään jäsenistään jäsenrekisteriä. Jäsenten yhteystietojen perusteella voimme pitää jäseniin yhteyttä esimerkiksi lähettämällä sähköisiä jäsenkirjeitä ja muuta tiedotusmateriaalia tulevista tapahtumistamme. Yhdistyksen vuosittainen jäsenmaksu laskutetaan jäsenrekisterin tietojen perusteella.

5. Mitä tietoja käsittelemme?

1. Maitoyrittäjät ry:n jäsentietoja:

  • jäsenyrityksen yhteyshenkilön tai yhteyshenkilöiden nimi
  • yksityisen elinkeinonharjoittajan/maatilayrityksen/kannattajajäsenyrityksen nimi
  • katuosoite
  • sähköpostiosoite
  • puhelinnumero
  • laskutusosoite
  • Y-tunnus

Jäsentiedot on tallennettu Maitoyrittäjät ry:n Google-tilin yhteystietoihin, laskutus- ja kirjanpito-ohjelmaan (Suonentiedon Maatalousneuvos), sekä uusien jäsenten Excel-listaan Maitoyrittäjät ry:n Googlen Drivessa. Lisäksi netin kautta jäsenhakemuksen tekevien jäsentiedot sekä jäsenen nettisivujen jäsenosioon luomat käyttäjätunnukset jäävät talteen WordPressin tietokantaan Zonerin palvelimelle. Sähköinen MailChimp- uutiskirje lähetetään automaattisesti jäsentietorekisterissä oleville jäsenille. Kirjeen voi myös itse tilata samalla, kun luo käyttäjätunnukset nettisivujen jäsenosioon. Uutiskirjeen voi tilata kuka tahansa siitä kiinnostunut, jolloin hän luovuttaa sähköpostitietonsa meidän Zonerin palvelimelle. Kirjeen vastaanottamisen voi halutessaan perua klikkaamalla kirjeen alareunan linkkiä.

2. European Dairy Farmers e.V. (EDF) Suomen osaston jäsenten taloustietoja (yllämainittujen tietojen lisäksi):

  • Taloustietojen keruuseen käytetään EDF:n yhteistä Excel-pohjaa, jonne yritys itse täyttää omat tiedot

EDF tilojen tiedot säilytetään vain toiminnanjohtajan omissa tiedostoissa ja tarvittaessa jaetaan toiminnanjohtajan Google Driven kautta asianosaisille.

3. Asiantuntijapalveluissa ja hankkeissa (joissa asiakassuhde), (yllämainittujen jäsentietojen lisäksi):

  • Asiakkaan itsensä luovuttamia tuotannon ja talouden raportteja sekä palvelussa syntyviä asiakasmuistioita ja muita dokumentteja

Tietoja säilytetään vain toiminnanjohtajan omissa tiedostoissa.

4. Kurssien ja opintomatkojen ilmoittautumistietoja:

  • Ilmoittautumis- ja laskutustietoja
  • Ulkomaan opintomatkojen lentolippuvarauksia varten syntymäaika ja passinumero

Säilytetään toiminnanjohtajan sekä taloudenhoitajan omissa tiedostoissa järjestelyjä sekä laskutusta varten.

5. Messuilla ja näyttelyissä kerättävät tiedot:

  • Erilaisiin kilpailuihin, arvontoihin ja asiakaskyselyihin osallistuvien yhteystietoja
  • Palautetta palveluista ja toiveita sekä ideoita

Lomakkeet ja niiden tiedot säilytetään toiminnanjohtajan toimistossa vain tarpeellinen aika, eli arvontaan tai palautteiden keruuseen ja jatkokäsittelyyn tarvittavan ajan.

6. Mistä olemme hankkineet tiedot?

1. Jäseneksi liittymisen yhteydessä jäsen ilmoittaa meille itse tarvittavat jäsentiedot:

  • jäsenyrityksen yhteyshenkilön tai yhteyshenkilöiden nimi
  • yksityisen elinkeinonharjoittajan/maatilayrityksen/kannattajajäsenyrityksen nimi
  • katuosoite
  • sähköpostiosoite
  • puhelinnumero
  • laskutusosoite (ja Y-tunnus)

Jäsentiedot saamme pääosin nettisivuillamme tehtävän sähköisen jäsenhakemuksen kautta, mutta ne voi toimittaa myös sähköpostitse tai puhelimella toiminnanjohtajalle. Tiedot jäsenhakemuksista siirretään laskutusohjelmaan ja jäsenrekisteriin manuaalisesti.

2. Muut tiedot:

  • EDF-tilat
  • Kurssit, opintomatkat
  • Palvelut, hankkeet ja pienryhmät
  • Messut ja näyttelyt

Toimintoihin osallistuvat yrittäjät luovuttavat tarvittavat tiedot itse Maitoyrittäjät ry:n käyttöön kulloisenkin tarpeen mukaan. Kursseille ja opintomatkoille ilmoittaudutaan nettisivujen sähköisen lomakkeen tai verkkokauppatoiminnon avulla, ja tiedot tallentuvat WordPressin tietokantaan Zonerin palvelimelle.

7. Tietojen luovutukset ja siirto Euroopan Unionin alueelle ja ETA:n ulkopuolelle

Jäsentietoja ei luovuteta ilman jäsenen henkilökohtaista lupaa yhdistyksen ulkopuolelle. Koulutuksiin ja opintomatkoihin ilmoittautuneiden nimi- ja majoituslistoja luovutetaan tarvittaessa hotellille majoitusten järjestämiseksi. Lisäksi ulkomaan matkojen lentolippuja hankittaessa luovutetaan osallistujien nimet, passinumerot ja syntymäajat lentoyhtiölle.

EDF:n jäsentilojen jäsentiedot luovutetaan EDF:lle (Gruner Kamp 19 – 21, D-24768 Rendsburg, Germany) jäsenrekisterin ja laskutuksen pohjaksi. Lisäksi taloustietojen keruussa mukana olevien tilojen taloustiedot luovutetaan EDF:n vastuuhenkilölle. EDF noudattaa EU:n tietosuoja-asetuksia eikä luovuta yksittäisten tilojen tietoja eteenpäin.

8. Miten kauan käsittelemme tietoja?

Käsittelemme jäsenen luovuttamia tietoja vain sen ajan, kun jäsenyys on aktiivinen.

9. Miten suojaamme käsittelemiämme tietoja?

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja käsitellään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimen käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti. Olemme varmistaneet, että kaikki palveluntarjoajamme noudattavat tietosuojalainsäädäntöä.
Maitoyrittäjät ry:n Google-tilille pääsevät toiminnanjohtaja, projektikoordinaattori sekä hallituksen jäsenet yhteisellä salasanalla, joka vaihdetaan vuosittain. Laskutustietoja pääsevät katsomaan ja käsittelemään ainoastaan taloudenhoitaja, toiminnanjohtaja ja projektikoordinaattori.

Nettisivujen jäsenosion käyttäjätunnukset sekä ilmoittautumistiedot sijaitsevat WordPressin tietokannassa Zonerin palvelimella ja niihin tietoihin pääsee toiminnanjohtaja, projektikoordinaattori sekä nettisivujen ylläpitäjä Tiina Österholm Havena Oy:sta. Jäsensivujen tunnuksia käytetään myös sähköisen jäsenkirjeen lähettämiseen, mikäli jäsen on kirjeen tilannut.

10. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus muuttaa ja päivittää jäsenrekisterin tietoja tai pyytää selvitystä hänestä tallennetuista tiedoista. Muutokset jäsen-, yhteyshenkilö-, tai laskutustietoihin tehdään rekisterivastaavalle.