1. Rekisterin pitäjä

Maitoyrittäjät ry.
Uusikyläntie 171, 68410 Alaveteli
info@maitoyrittajat.fi

2. Rekisteristä vastaava yhdyshenkilö

Toiminnanjohtaja Henna Mero
Jyrä 2, 40520 Jyväskylä
henna.mero@maitoyrittajat.fi
p. 040 5896202

3. Rekisterin nimi

Maitoyrittäjät ry:n jäsentietorekisteri

4. Miksi ja keiden tietoja käsittelemme?

Käsittelemme Maitoyrittäjät ry:n yritys- ja kannattajajäsenten tietoja. Yhdistyslain § 11 mukaan yhdistys on velvollinen pitämään jäsenistään jäsenrekisteriä. Jäsenten yhteystietojen perusteella voimme pitää jäseniin yhteyttä esimerkiksi lähettämällä sähköisiä jäsenkirjeitä ja muuta tiedotusmateriaalia tulevista tapahtumistamme. Yhdistyksen vuosittainen jäsenmaksu laskutetaan jäsenrekisterin tietojen perusteella.

5. Mitä tietoja käsittelemme?

1. Maitoyrittäjät ry:n jäsentietoja:
• jäsenyrityksen yhteyshenkilön tai yhteyshenkilöiden nimi
• yrityksen nimi
• yrityksen katuosoite
• sähköpostiosoite
• puhelinnumero
• laskutusosoite
• Y-tunnus

Jäsentiedot on tallennettu Maitoyrittäjät ry:n Google -tilin yhteystietoihin, laskutus- ja kirjanpito-ohjelmaan (Suonentiedon Maatalousneuvos), sekä uusien jäsenten listassa Googlen Drivessa. Lisäksi netin kautta jäsenhakemuksen tekevien jäsentiedot sekä jäsenen nettisivujen jäsenosioon luomat käyttäjätunnukset jäävät talteen WordPressin tietokantaan Zonerin palvelimelle. MailChimp -sähköinen jäsenkirje lähetetään automaattisesti jäsentietorekisterissä oleville jäsenille. Kirjeen voi myös tilata samalla, kun lo jäsentunnukset nettisivuille. Jäsenkirjeen voi halutessaan perua klikkaamalla kirjeen alareunan linkkiä.

2. European Dairy Farmers e.V. (EDF) Suomen osaston jäsenten taloustietoja (yllämainittujen tietojen lisäksi):
• Taloustietojen keruuseen käytetään EDF:n yhteistä Excel -pohjaa, jonne yritys itse täyttää tiedot

EDF tilojen tiedot säilytetään toiminnanjohtajan omissa tiedostoissa.

3. Asiantuntijapalveluissa ja hankkeissa (joissa asiakassuhde), (yllämainittujen jäsentietojen lisäksi):
• Asiakkaan itsensä luovuttamia tuotannon ja talouden raportteja sekä palvelussa syntyviä asiakasmuistioita ja muita dokumentteja

Tietoja säilytetään toiminnanjohtajan omissa tiedostoissa.

4. Kurssien ja opintomatkojen ilmoittautumistietoja:
• Ilmoittautumis- ja laskutustietoja
• Ulkomaan opintomatkojen lentolippuvarauksia varten syntymäaika ja passinumero

Säilytetään toiminnanjohtajan sekä taloudenhoitajan omissa tiedostoissa järjestelyjä sekä laskutusta varten.

5. Messuilla ja näyttelyissä kerättävät tiedot:
• Erilaisiin kilpailuihin, arvontoihin ja asiakaskyselyihin osallistuvien yhteystietoja
• Palautetta palveluista ja toiveita sekä ideoita

Lomakkeet ja niiden tiedot säilytetään toiminnanjohtajan toimistossa vain tarpeellinen aika, eli arvontaan tai palautteiden keruuseen ja jatkokäsittelyyn tarvittavan ajan.

6. Mistä olemme hankkineet tiedot?

1. Jäseneksi liittymisen yhteydessä jäsen ilmoittaa meille tarvittavat jäsentiedot:
• jäsenyrityksen yhteyshenkilön tai yhteyshenkilöiden nimi
• yrityksen nimi
• yrityksen katuosoite
• sähköpostiosoite
• puhelinnumero
• laskutusosoite (ja Y-tunnus)

Jäsentiedot saamme pääosin nettisivuillamme tehtävän sähköisen jäsenhakemuksen kautta, mutta ne voi toimittaa myös sähköpostitse tai puhelimella toiminnanjohtajalle. Tiedot jäsenhakemuksista siirretään laskutusohjelmaan ja jäsenrekisteriin manuaalisesti.

2. Muut tiedot:
• EDF
• Kurssit, opintomatkat
• Palvelut ja hankkeet
• Messut ja näyttelyt

Toimintoihin osallistuvat yrittäjät luovuttavat tarvittavat tiedot itse Maitoyrittäjät ry:n käyttöön kulloisenkin tarpeen mukaan. Kursseille ja opintomatkoille ilmoittaudutaan nettisivujen sähköisen lomakkeen avulla ja tiedot tallentuvat WordPressin tietokantaan Zonerin palvelimelle.

7. Tietojen luovutukset ja siirto Euroopan Unionin alueelle ja ETA:n ulkopuolelle

Jäsentietoja ei luovuteta ilman henkilökohtaista lupaa yhdistyksen ulkopuolelle. Koulutuksiin ja opintomatkoihin ilmoittautuneiden nimi- ja majoituslistoja luovutetaan tarvittaessa hotellille majoitusten järjestämiseksi. Lisäksi ulkomaan matkojen lentolippuja hankittaessa luovutetaan osallistujien nimet, passinumerot ja syntymäajat lentoyhtiölle.

EDF:n jäsentilojen jäsentiedot luovutetaan EDF:lle (Gruner Kamp 19 – 21, D-24768 Rendsburg, Germany) jäsenrekisterin ja laskutuksen pohjaksi. Lisäksi taloustietojen keruussa mukana olevien tilojen taloustiedot luovutetaan EDF:n vastuuhenkilölle. EDF noudattaa EU:n tietosuoja-asetuksia eikä luovuta yksittäisten tilojen tietoja eteenpäin.

8. Miten kauan käsittelemme tietoja?

Käsittelemme jäsenen luovuttamia tietoja vain tarvittavan ajan. Jäsenen erottua yhdistyksestä poistamme jäsenen kaikki tiedot jäsenrekisteristämme.

9. Miten suojaamme käsittelemiämme tietoja?

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja käsitellään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimen käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti. Olemme varmistaneet, että kaikki palveluntarjoajamme noudattavat tietosuojalainsäädäntöä.

Maitoyrittäjät ry:n Google -tilille pääsevät toiminnanjohtaja sekä hallituksen jäsenet yhteisellä salasanalla, joka vaihdetaan vuosittain. Laskutustietoihin pääsee ainoastaan taloudenhoitaja.

Nettisivujen jäsenosion käyttäjätunnukset sekä ilmoittautumistiedot sijaitsevat WordPressin tietokannassa Zonerin palvelimella ja niihin tietoihin pääsee toiminnanjohtaja sekä nettisivujen ylläpitäjä Tiina Österholm Havena Oy:sta. Jäsensivujen tunnuksia käytetään myös sähköisen jäsenkirjeen lähettämiseen, mikäli jäsen on kirjeen tilannut.

10. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus muuttaa ja päivittää jäsenrekisterin tietoja tai pyytää selvitystä hänestä tallennetuista tiedoista. Muutokset jäsen-, yhteyshenkilö-, tai laskutustietoihin tehdään rekisterivastaavalle.